بسته آموزشی
مکاتبات بازرگانی بین الملل

جمع بندی اطلاعات دوره

ارسال نامه در تجارت، رایج ترین، ارزان ترین و سریع ترین روش برقراری ارتباط در مسائل بازرگانی است. همانطور که میدانید دنیا توسط اینترنت به یک دهکده کوچک جهانی تبدیل شده و شما برای خرید و فروش کالا و خدمات لزوما نیازی به حضور در کشور مقصد ندارید و به راحتی میتوانید از طریق مکاتبه با خریداران و فروشندگان بین المللی ارتباط برقرار کنید.
اولین تاثیر در برقراری ارتباطات اجتماعی از نظر تعاملی و ارتباطی بسیار مهم است و ممکن است تأثیر پایداری بر رفتارهای آینده ما داشته باشد و عموما تعیین کننده رفتارهای بعدی ما در ارتباط با آن فرد، شرکت یا گروه می باشد. فروشندگان و خریداران حرفه ای عموما از هوش هیجانی بالایی برخوردار هستند و میتوانند در برخورد اول در تعاملات فیزیکی تاثیر مثبت خود را بگذارند، اما افراد در نامه چطور میتوانند تاثیر اولیه خوبی بر روی مخاطب بگذارند؟
اینجاست که اهمیت تکنیک‌های مناسب مکاتباتی به کار می آید و این تاثیر به صورتی شایسته و درست بر روی مخاطب ایجاد میشود.
از سویی دیگر، نحوه نگارش و ساختار یک نامه تجاری، شخصیت و میزان حرفه ای بودن فرستنده را نشان میدهد و به نوعی نمایانگر اعتبار شرکت یا شخص فرستنده نیز میباشد.
در این راهنما قصد داریم هرآن چیزی که شما برای نگارش نامه های بازرگانی بین المللی در سطح حرفه ای نیاز دارید را آموزش دهیم. مطالب ارائه شده به صورت کاربردی و خلاصه هستند و شما میتوانید با تهیه این بسته به سرعت نیازهای مکاتباتی خود را رفع نمایید. اگر شما هم میخواهید به مانند کارشناسان بازرگانی خبره مکاتبه نمایید، بسته مکاتبات بازرگانی بین المللی پیش رو را به شما پیشنهاد میکنیم.

ساختار اصلی نامه های بازرگانی

در تصویر زیر ساختار اصلی یک نامه حرفه ای بازرگانی را مشاهده میکنید:

عنوان، احوال پرسی اولیه، متن نامه، بستن نامه و اطلاعات تماس از مهم ترین و اصلی ترین بخش های یک نامه تجاری برای واردات یا صادرات کالا میباشد.
نکته: نوشتن تاریخ  باعث میشود سهل انگاری به حداقل برسد، مستندسازی و ارجاع را تسهیل میکند.
-    اگر روز تاریخ کمتر یا مساوی 12 بود، دقت کنید که ماه و روز باهم اشتباه نشود و طرف مقابل برداشت درستی داشته باشد. (به حداقل رساندن برداشت های اشتباه)

نامه نگاری بازرگانی

برای نوشتن نامه های موثر، به یاد داشته باشید که نامه، شرکت یا سازمان شما را به خوبی خود شما نشان خواهد داد.
اکثر مشکلات مربوط به نامه های تجاری این است که درک آنها سخت است یا بسیار طولانی هستند. یکی از راه حل هایی که بسیاری از نویسندگان برای اصلاح این مشکل از آن استفاده می کنند این است که نوشته را دوباره بررسی میکنند تا مطمئن شوند که این ویژگی ها را دارد. (7Cs)

انواع نامه های خرید بین المللی

-    تقاضای اطلاعات
-    تقاضای نمونه
-    تست نمونه
-    بازدید حضوری
-    قرارداد
-    درخواست پیش فاکتور
-    درخواست اصلاح پیش فاکتور
-    پرداخت
-    حمل و نقل و غیره

سخن مدرس:

علیرضا فرهام (کارشناس ارشد - مدرس دانشگاه - بیش از 12 سال سابقه کار در این حوزه)
امروزه، تجارت در جهان به صورت گسترده‌ ای انجام می‌شود و کسب و کارهای بین المللی روزه به روز در حال افزایش هستند. از سویی دیگر اینترنت و ظهور شبکه های اجتماعی، ارتباط بین افراد و کسب و کارها را بسیار سریع تر کرده و افراد و سازمان ها ترجیح میدهند تعاملات خود را بر بستر پیام رسان ها، ایمیل و ابزارهای دیگر به صورت خلاصه و سریع انجام دهند.
به همین دلیل نحوه نامه نگاری برای تسهیل تجارت و تبادلات میان کشورها بسیار حائز اهمیت است. با استفاده از مکاتبات، کسب و کارها می‌توانند با همکاران خود در سراسر جهان به راحتی ارتباط برقرار کنند و از فرصت‌های تجاری بین المللی بهره مند شوند.
آشنایی با مکاتبات بازرگانی بین المللی، می‌تواند به شما در ارتقای شغلی کمک کند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ و بین‌المللی برای استخدام، به دنبال افراد توانمند در زمینه مکاتبات و مهارت های بازرگانی هستند.
علاوه براین افراد، گروه ها و شرکت هایی که به دنبال مکاتبه اصولی و حرفه ای هستند این بسته برای آنها بسیار مفید خواهد بود.

پرسش و پاسخ

حسن رحیمی زاده
آیا از گوگل ترنسلیت یا ابزارهای ترجمه میتوان برای مکاتبات بازرگانی استفاده کرد؟

پاسخ
بله استفاده از ابزارهای کمکی و مترجم ها میتواند سرعت شما را در مکاتبه بالا ببرد ولی باید دقت داشته باشید که زمانی میتوانید به این ترجمه ها اعتماد کنید که الفبای اقتصاد و بازرگانی را بلد باشید و با مفاهیم واردات و صادرات آشنا باشید تا در زمان بازبینی متن بتوانید واژگان درست را جایگزین کنید. از همین رو این بسته میتواند به شما در این زمینه کمک کند تا خیلی سریعتر نامه های خودتان را بازبینی و اصلاح نمایید.

زهرا حسینی
سلام، من یکم مطالعه کردم در مورد بکار بردن واژه های درست در salutation هم بحث میشه؟

پاسخ
درود بر شما، بله احوال پرسی اولیه یا salutation ها بسته به هدف، نوع استراتژی و میزان صمیمیت انتخاب میشوند که در این دوره به طور مفصل به آنها میپردازیم.

فاطمه حسنقلی
این بسته آموزشی مکاتبات برای چه افرادی مناسب است؟

پاسخ
درود برشما، این بسته آموزشی که مرتبط با مکاتبات بازرگانی بین المللی هست برای تمامی افراد علاقه مند به فعالیت های بازرگانی و ارتباط گرفتن با مشتریان خارجی یا تامین کنندگان خارجی توصیه میشود. از سویی دیگر این آموزش به شما در ارتقای شغلی نیز میتواند کمک کند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ و بین‌المللی برای استخدام، به دنبال افراد توانمند در زمینه مکاتبات و مهارت های بازرگانی هستند. علاوه براین افراد، گروه ها و شرکت هایی که به دنبال مکاتبه اصولی و حرفه ای هستند این بسته برای آنها بسیار مفید خواهد بود.

حسین خانلوزاده
سلام، مزایای این دوره برای ما که یک شرکت کوچیک داریم چیه؟ برای ما خوبه شرکت کنیم در دوره؟

پاسخ
بسته به نوع کسب و کار شما اگر بخواهید بازارتون رو گسترش بدید،قطعا برای شما مفیده، برای مثال من برخی از مزایا رو اینجا براتون مینویسم:توسعه کاری و رشد کسب‌وکار - بازاریابی بین المللی - بالا رفتن توانایی رقابت - افزایش سهم بازار - افزایش سرعت پیام های تجاری

محسن بیگی
سلام وقت بخیر، چه نوع نامه هایی رو آموزش میدهید و از کجای نامه شروع میکنید؟

پاسخ
درود برشما، ببینید ما از ابتدایی ترین بخش نامه شروع میکنیم تا به بخش های پیچیده تر نظیر استراتژی برسیم، نامه هایی که کار شده عبارتنداز: پیش فاکتور یا Performa Invoice - قرارداد فروش یا Sales Contract - قرارداد نمایندگی یا Agency Contract - سفارش خرید یا Purchase Order – سفارش خرید آزمایشی – چانه زنی – تولید یا Production - پرداخت یا Payment - حمل و نقل یا Transportation - ترخیص کالا یا Custom Clearance - اختلاف یا Dispute - کالای مغایر یا Nonconforming Product و سایر نامه ها ...

محدثه فهیمی راد
سلام پیش نیازهای آموزش این دوره چه چیزهایی هستش؟

پاسخ
درود برشما، پیش نیازهای این دوره میتواند موارد ذیل باشد: داشتن دانش عمومی در زبان انگلیسی -داشتن دانش پایه در زبان تخصصی بازرگانی - آشنایی با مفاهیم بازرگانی مثلا بارنامه BL، اینویس، پکینگ، ترم های مربوط به حمل یا اینکوترمز CFR، FOB و ...

محمد محمدی
سلام وقت به خیر، چه زمانی من میتونم در نامه هایم برای خرید بیشتر تخفیف بگیرم آیا مترو معیاری هست که بشه فهمید؟

پاسخ
همانطور که میدانید، قدرت خریدار زمانی افزایش می یابد که: 1- خریداران بزرگ هستند و تعدادشان کم است. 2- خریداران بخش بزرگی از کل تولید یک صنعت را خریداری کنند.3- مبلغ خرید، بخش اعظمی از درآمد سالانه تامین کننده را پوشش دهد.4- خریداران بتوانند بدون متحمل شدن هزینه های بالای سوئیچینگ، محصول دیگری را جایگزین کنند. همانطور که در این موارد ذکر شد، یکی از مهم ترین فاکتورها در چانه زنی، حجم خرید است.

علی عبدی
سلام، تاریخ نامه ها چگونه بنویسیم که ماه با سال اشتباه نشود؟

پاسخ
درود، نوشتن تاریخ باعث میشود سهل انگاری به حداقل برسد و مستندسازی و ارجاع را تسهیل میکند. اگر روز تاریخ کمتر یا مساوی 12 بود، دقت کنید که ماه و روز باهم اشتباه نشود و طرف مقابل برداشت درستی داشته باشد. (به حداقل رساندن برداشت های اشتباه) برای مثال اینگونه 13th July 2022 میتوانید بنویسید، در بسته آموزشی این موارد به تفضیل توضیح داده میشود.

علیرضا فتحی نسب
سلام ببخشید یه سوال داشتم چه زمانی از Dear میتوانیم استفاده کنیم؟ ممنون

پاسخ
درود برشما، عموما نامه ها را با کلمه Dear شروع میکنیم و بسته به سطح رسمیت نامه و دانستن یا ندانستن نام، جنسیت و غیره ادامه آن را مینویسیم. مثلا وقتی گیرنده را نمی‌شناسید، باید از عبارت های رسمی استفاده کنید. این عبارات در نامه های تجاری به طور گسترده ای پذیرفته شده هستند. در این شرایط دو نوع سلام قابل قبول وجود دارد: Dear Sir or Madam - Dear Sir / Madam یا To whom it may concern که در دوره به تفضل راجع بهش بحث میکنیم.

مریم حسنی
ببخشید نامه باید چند خط باشد؟

پاسخ
درود برشما، قاعده ی خاصی برای تعداد خطوط وجود ندارد شما باید بسته به هدف و استراتژی منظورتان را منتقل کنید طبیعتا هرچه کوتاه تر و درست تر باشد بهتر است. معمولا سه پاراگراف در نامه ها طبیعی است.

محمدزاده اردبیلی
در نامه های تقاضای قیمت چه اطلاعاتی رو باید بگیریم؟ سپاس

پاسخ
درود، ببینید برای نامه های RFQ یا نامه های تقاضای قیمت اطلاعات زیر معمولا درخواست میشود: توضیحات Description - مشخصات اختصاصی Specifications -تعداد یا وزن و حجم Quantity

فرشاد مومن زاده
من میخوام از یک شرکت سمپل یا نمونه بگیرم به نظرتون قیمت رو ببندم یا بعد از دریافت نمونه درموردش صحبت کنم؟

پاسخ
درود بر شما، سعی کنید اول مزنه قیمت بگیرید و در خصوص قیمت چانه زنی کنید و سپس درخواست نمونه کنید.

فاطمه باقری
سلام آیا نامه های صادراتی هم بحث میشه؟

پاسخ
درود برشما، بله در خصوص معرفی شرکت و محصول در بازراهای خارجی و نامه های مرتبط صحبت و بحث میشود.

فاطمه حسنقلی
این بسته آموزشی مکاتبات برای چه افرادی مناسب است؟

پاسخ
درود برشما، این بسته آموزشی که مرتبط با مکاتبات بازرگانی بین المللی هست برای تمامی افراد علاقه مند به فعالیت های بازرگانی و ارتباط گرفتن با مشتریان خارجی یا تامین کنندگان خارجی توصیه میشود. از سویی دیگر این آموزش به شما در ارتقای شغلی نیز میتواند کمک کند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ و بین‌المللی برای استخدام، به دنبال افراد توانمند در زمینه مکاتبات و مهارت های بازرگانی هستند. علاوه براین افراد، گروه ها و شرکت هایی که به دنبال مکاتبه اصولی و حرفه ای هستند این بسته برای آنها بسیار مفید خواهد بود.