راهنمای خرید سیستم اطلاعات داروخانه

ملاحظات خرید سیستم اطلاعات داروخانه

توصیه هایی برای حداقل الزامات عملکرد سیستم های اطلاعات داروخانه بالینی به شرح زیر است.

سیستم های اطلاعات داروخانه (PhIS) نقش مهمی را در استراتژی یک مرکز در ایمنی دارویی بازی می کنند. با استفاده از قابلیت های داخلی برای بررسی اتوماتیک تداخلات دارویی، آلرژی های بیمار، تکرار درمانی، و سایر کاربردهای بالینی، سیستم اطلاعات داروخانه ابزاری قدرتمند برای داروسازان جهت اطمینان از ایمن بودن دارو برای بیماران است.

ساده سازی جریان اطلاعات بین PhIS و سایر سیستم های اطلاعاتی، بخش مهمی از تضمین ایمنی دارو است. ارتباط نرم افزاری با سیستم ها یا ماژول هایی مانند ADT،HIS، CPOE، سیستم اطلاعات آزمایشگاه (LIS)، BPOC و کابینت های توزیع دارو، بسیار مهم است. بسته به شرایط مرکز ممکن است نیاز به ارتباطات نرم افزاری دیگری باشد. پیروی از استاندارد HL7 و سایر استانداردها از گروه هایی مانند IHE این ارتباطات را آسان میکند.

ملاحظات دیگر سیستم اطلاعات داروخانه

به طور معمول، یک PhIS به عنوان یک جزء یا یک ماژول از یک سیستم اطلاعاتی سازمانی بزرگتر خریداری می شود: در این صورت، قابلیت های PhIS باید به عنوان یک جزء از انتخاب سیستم در نظر گرفته شود.
اگر یک مرکز یک PhIS مستقل بخواهد (به عنوان مثال مرکز از سیستم سازمانی ارائه شده توسط فروشنده راضی نیست یا نمی خواهد در این زمان یک سیستم سازمانی خریداری کند)، بیمارستان باید یک کمیته اجرایی PhIS برای نظارت بر بودجه خرید PHIS، استخدام یک مشاور یا گروه مشاوره (در صورت لزوم) و مذاکره با تامین کنندگان تشکیل دهد. اعضای کمیته اجرایی باید شامل مدیران داروخانه و نمایندگانی از بخش های مالی و فناوری اطلاعات مرکز باشد. یک کمیته پروژه که به کمیته اجرایی گزارش می دهد نیز باید برای ارزیابی نیازها، شناسایی ملزومات مورد نیاز ، ارزیابی تامین کنندگان بالقوه و در نهایت پیاده سازی سیستم تشکیل شود.

اعضای کمیته پروژه باید شامل پرسنل کلیدی از بخش های داروخانه، فناوری اطلاعات، پزشکی و پرستاری و نمایندگان دیگر کارکنانی باشند که از سیستم استفاده می کنند.
پس از اینکه بیمارستان نیازها را تعیین و اهداف و تعهد بودجه چند ساله را مشخص نمایند ، باید درخواست دریافت اطلاعات (RFI ها) را به تامین کنندگان مد نظر ارسال کنند تا اطلاعات بیشتری از PhIS آنها دریافت کنند و تامین کننده ای را که پاسخگوی بهتری برای نیازهای آنها باشد تعیین کنند .در این درخواست باید پاسخ به سوالات مشخص و جزئیات درباره کاربردهای PhIS از تامین کننده ها درخواست شود . پس از بررسی پاسخ RFIها، لیست تامین کنندگان بالقوه کاهش می یابد.سپس باید درخواست پیشنهاد (RFP)، که حاوی مشخصات عملکردی است که بیمارستان ها از PHIS انتظار دارند، به هر یک از تامین کنندگان بالقوه ارسال شود. RFP باید شرح دقیق سیستم، برنامه های نصب، رابطهای کاربری، آموزش، تعمیر و نگهداری، سیاست های ارتقاء، معیارهای پذیرش و سیاست های پرداخت را درخواست کند. علاوه بر این، RFP باید برای شرکت شرح مفصلی از نیازها و ترجیحات بیمارستان، و همچنین فهرستی از دیگر سیستم هایی که PhIS با آنها ارتباط برقرار می کنند را ارائه دهد.

قبل از نهایی شدن خرید PhIS ، موارد زیر باید در نظر گرفته شود:

• الزامات سخت افزاری و نرم افزاری برای یکپارچه شدن با سایر سیستم های اطلاعاتی مرکز و یا ارتباط با یک سیستم توزیع دارویی اتوماتیک
• قابلیت ارتقاء سیستم و هزینه های ارتقاء سخت افزاری و آپدیت های نرم افزاری
• قابلیت های شبکه ای چند مکانه بودن برای خدمات خارج از مرکز و یکپارچگی با WAN
• مطابقت با استانداردهای مناسب برای انتقال الکترونیکی اطلاعات سلامت (به عنوان مثال، HIPAA)
• سازگاری تجهیزات بارکد با نشانه گذاری های بار کد فعلی
• ارائه دهندگان خدمات تعمیر و نگهداری سخت افزار و نرم افزار، موقعیت و دسترسی به نمایندگان پشتیبانی و هزینه های نگهداشت ماهانه
• ثبات مالی تامین کننده PhIS یا نرم افزار سازمانی

هزینه های پرسنلی مربوط به نصب، آموزش و کارکرد PhIS

بیمارستان باید اطمینان حاصل کنند که PhIS مورد نظر قادر به رسیدگی به تعداد بیماران و تعداد سفارشات داروئی که روزانه توسط داروخانه رسیدگی می شود و همچنین کارهای بالینی انجام شده توسط داروسازان (به عنوان مثال، ردیابی دارو، گزارش مصرف دارو) باشد. برای استفاده موثر، PHIS باید به تمام سیستم های اطلاعات مرتبط مانند ADT؛CPOE، BPOC، و آزمایشگاه متصل باشد. علاوه بر این، سیستم باید قابل ارتقا باشد و بتواند به راحتی فناوریهای جدید را بدون تاثیر در عملکرد سیستم (به عنوان مثال زمان پاسخگویی) به کار گیرد.

ملاحظات زیست محیطی سیستم اطلاعات داروخانه

به عنوان یک نتیجه از افزایش نگرانی های زیست محیطی و حفاظت از منابع، بسیاری از تولیدکنندگان خود را با روش های تولید سبز (green shipping) تطبیق داده اند، بطوریکه ویژگی هایی به محصولات اضافه کرده اند که بهره وری انرژی آنها بهبود یافته و قابلیت بازیافت محصولات بیشتر شده است. علاوه براین مراکز درمانی و سازندگان تجهیزات، فرآیند تطبیق خود را با طرح های سبز (Green initiatives) آغاز کرده اند که طراحی های ساخت و شیوه های کار در سازمان را به کاهش هدرفت و استفاده از مواد بازیافتی تشویق می کند.

سیستم های اطلاعاتی می توانند با کاهش یا حذف نیاز به پرونده های کاغذی تاثیر قابل توجهی بر این تلاش داشته باشند. طراحی های دیتا سنتر می تواند برای کاهش مصرف انرژی (به عنوان مثال، استفاده از خنک کننده جایگزین) بهینه می شود. سایر موارد قابل توجه شامل ویژگی های صرفه جویی در انرژی مانند حالت آماده به کار یا هایبرنیت می باشد. مراکز باید به دنبال تولیدکننده هایی باشند که برنامه های بازگرداندن دستگاه به شرکت را بر روی اجزای سیستم نظیر مانیتورها ارائه می دهند. در صورتی که تأمین کننده چنین توافقی را ارائه ندهد، بیمارستان باید هزینه های حذف سیستم را طبق قوانین حفاظت محیط زیست تامین کند.

محدودیت هزینه سیستم اطلاعات داروخانه

در هر دو حالت خرید به عنوان یک ماژول از سیستم اطلاعاتی سازمانی یا به عنوان یک سیستم مستقل خریداری شده ،هزینه کار با PhIS شامل هزینه های نگهداری، هزینه های عملکردی و هزینه اولیه خرید به درستی نشان دهنده هزینه کل مالکیت دستگاه نمی باشد. بنابراین، تصمیم گیری جهت خرید باید بر اساس مسائلی مانند هزینه چرخه عمر، ثبات مالی فروشنده PhIS یا نرم افزار سازمانی، پشتیبانی محلی تامین کننده ، مزایای غیر مالی ارائه شده توسط تامین کننده، و سهولت یکپارچه سازی این سیستم با تجهیزات موجود در بخش یا بیمارستان باشد.

هزینه های دیگر که باید برای برنامه ریزی بودجه مورد توجه قرار گیرند شامل موارد زیر می باشند:

• هزینه های سخت افزاری و نرم افزاری اولیه، و همچنین ارتقاء هر دو سیستم سخت افزار و نرم افزار
• هزینه های آموزشی برای کاربران و مدیران
• لوازم جانبی (به عنوان مثال، پرینترهای برچسب، استیشن های کاری)
• دستگاه های چاپ و ذخیره اطلاعات و لوازم مربوطه مانند فضای ذخیره سازی (مانند نوار مغناطیسی، دیسک ها)، غلتک پرینتر و کارتریج، کاغذ و برچسب ها
• حقوق کارکنان اضافی، مانند مدیران سیستم (به عنوان مثال، برای یک شبکه چند بخشی) و / یا کارکنان آموزشی
• هزینه ها و زمان کارکنان برای توسعه و نگهداری ارتباطات نرم افزاری با سایر سیستم های اطلاعاتی
• نصب (به عنوان مثال، آماده سازی فضا، کابل کشی)
• هزینه های اضافی

هزینه اولیه خرید تنها کسری از هزینه کلی عملکرد سیستم طی هفت سال است. بنابراین به جای تصمیم گیری خرید بر اساس هزینه خرید PhIS، خریداران باید هزینه های عملکرد دستگاه در چرخه عمرش را در نظر بگیرند. راه اندازی یک PhIS با سخت افزار موجود در واحد داروخانه ،هزینه های اولیه را کاهش می دهد.
توصیه می شود، برای به حداکثر رساندن قدرت چانه زنی، بیمارستان ها قبل از خرید سیستم در خصوص هزینه های تعمیر و نگهداری مذاکره کنند. خریداران همچنین باید برای جلوگیری از منسوخ شدن تکنولوژی یا امکان توسعه سیستم مذاکره نمایند. اکثر تامین کنندگان سیستم های ماژولار ارائه می دهند که می توانند به سیستم های پیشرفته تر آپگرید شوند و همچنین برنامه های اعتباری برای مشتریان جهت ارتقای سیستم در بازه زمانی خاص دارند. خریداران همچنین باید اطمینان حاصل کنند که آموزش برنامه ها در قیمت خرید سیستم گنجانده شده است. بعضی از تامین کنندگان، برنامه های آموزشی بیشتری را در محل یا خارج از محل با دریافت هزینه اضافی ارائه می کنند.

پس از نصب PHIS، بیمارستان باید آزمایش پذیرش جامع انجام دهد؛ این دوره زمانی باید در فرآیند پیاده سازی سیستم در نظر گرفته شود و در قرارداد بین شرکت و بیمارستان ذکر شود. عملکرد سیستم (به عنوان مثال، عملکرد در ساعتهای پیک، زمان پاسخ، ویژگیهای نرم افزاری)، یکپارچگی پایگاه داده، امنیت و فرایندهای تضمین کیفیت (QA) باید مورد تست قرار گیرد تا تطابق PhIS با اهداف تعیین شده توسط کمیته های خرید بررسی شود.

کدهای UMDNS مرتبط با سیستم اطلاعات داروخانه :

18100- سیستم های اطلاعاتی، مدیریت داده ، داروخانه بالینی

ترجمه: مهندس مریم رحیمی نیارکی