راهنمای خرید سیستم های توزیع داروخانه ای

ملاحظات خرید سیستم های مدیریت دارو، غیر متمرکز

نام های دیگر وسیله: سیستم های توزیع داروخانه ای خودکار غیر متمرکز، سیستم های توزیع داروخانه ای خودکار، سیستم های توزیع دارو، کابینت های با دسترسی کنترل شده

مواردی که در این قسمت بیان می شوند، ویژگی های پایه ای مورد نیاز دستگاه هستند. این ویژگی ها برای داشتن حداقل عملکرد سیستم های مدیریت دارو، غیر متمرکز(DMMS یا Decentralized Medication Management Systems) در دو گروه سیستم های جامع و سیستم های محدود پیشنهاد می شود. سیستم های محدود نمایانگر کابینت ها یا چرخ دستی های توزیع دارو هستند که گزینه های محدودی برای توزیع انواع داروها و روش های تجویز آنها دارند. این سیستم ها همچنین محدودیت در مواردی همچون؛ قابلیت های ذخیره و انتقال محدود اطلاعات ، نداشتن ویژگی های توزیع خاص هر برای بیمار و محدودیت در گزارش دارند. سیستم های جامع نمایانگر کابینت های توزیع دارو هستند که گزینه های بسیاری برای توزیع انواع داروها و روش های تجویز آنها دارند. این سیستم ها قابلیت ذخیره و انتقال اطلاعات بطور وسیع را دارا و امکان ارتباط برقرار کردن با سیستم های اطلاعاتی دیگر در بیمارستان را بمنظور توزیع خاص برای هر بیمار فراهم می کنند و قابلیت های دیگر همچون؛ چک کردن توزیع دارو مطابق با دستور پزشک را نیز دارا هستند.

به دلیل شیوه های توزیع متفاوتی که در بیمارستان وجود دارد، اغلب سیستم های مدیریت دارو غیرمتمرکز، قابلیت تنظیم بالایی دارند و شامل ماژول هایی هستند که توسط رایانه مرکزی کنترل می شوند. این سیستم ها جزو تکنولوژی نسبتا بالغ هستند، به همین خاطر بسیاری از مراکز درمانی به دنبال سیستم های مدیریت داروی غیرمتمرکزی هستند که سیستم های کابینتی موجود آنها را به روز رسانی کند و یا مکمل آن سیستم ها باشد. بنابراین، سازگاری با سیستم های مدیریت داروی قبلی و سیستم های اطلاعاتی موجود در اولویت است. همچنین، این سیستم ها برای یکبار نصب شده و به ندرت جایگزین می شوند، مگر اینکه سیستم موجود قابلیت ارتقاء برای رفع نیازهای جاری را نداشته باشد.

طول عمر معمول وسیله در حدود 8 سال است و تعویض و ارتقاء، حدودا هر 5 سال اتفاق می افتد. سهولت و هزینه ارتقا و به روز رسانی سیستم های مدیریت دارو در آینده بسیار مهم است. مراکز درمانی باید موارد زیر در نظر داشته باشند:

• آیا ارائه کننده محصول به کامپیوتر یا سرور اصلی سیستم، از راه دور دسترسی دارد تا به روز رسانی های معمول و رفع اشکال های ساده را انجام دهد.
• آیا ارائه کننده محصول گزینه ای به عنوان ارائه تمامی ویژگی های سیستم در قیمت قبل از مذاکره و یا به عنوان بخشی از قرارداد خدمات پیشنهاد می دهد.
• آیا کشوها و قطعات سخت افزاری موجود را می توان در طول زمان با توجه به تغییرات تاسیساتی مرکز، به روز رسانی کرد (به عنوان مثال تعویض کامپیوتر، سرور، مانیتور، و یا دیگر موارد ظاهری سیستم).
• آیا پیکربندی موجود می تواند در طول زمان تغییر کند (به عنوان مثال تعویض کشوها یا اجزای دیگر).

بیمارستان ها برای خرید سیستم های توزیع دارو ویژگی هایی را در نظر دارند که معیار اصلی آنها میزان و نوع ذخیره اطلاعات و همچنین قابلیت انتقال این اطلاعات به بخش های دیگر است. سیستم های توزیع دارو اغلب به عنوان جزئی از شبکه بزرگ اطلاعات بیمارستان هستند، که این شبکه بزرگ شامل اطلاعاتی نظیر: سیستم اطلاعات سلامت عمومی(PHIS)، سیستم های ثبت دارو، آمار بیماران و سایر سیستم های مرتبط در بیمارستان است. بنابراین، بیمارستان قبل از انتخاب یک سیستم توزیع دارو باید قابلیت های آن ازجمله قابلیت ارتباط برقرار کردن با سیستم فعلی بیمارستان را در نظر داشته باشد تا شبکه بیمارستان قادر به گرفتن و ارسال اطلاعات به این سیستم را داشته باشد. پیشنهاد می شود فروشنده و یا تامین کننده سیستم توزیع دارو تجربه کار با شبکه بیمارستان و رابط کاربری آن را نیز داشته باشد.

بهترین راه انتخاب یک سیستم توزیع دارو برای بیمارستان، بازدید از مراکز مشابه دارای سیستم و مقایسه آن از لحاظ: جمعیت بیمار، نیروی انسانی و گردش کار بالینی با بیمارستان مورد نظر است .

ملاحظات دیگر

قبل از انتخاب یک سیستم مدیریت دارو، مراکزدرمانی باید مشخص کنند که این تجهیزات چگونه مورد استفاده قرار خواهد گرفت. این سیستم ها ممکن است برای کاربردهایی نظیر: کنترل بر روی داروهای مخدر، محدود کردن توزیع فقط به داروهای ضروری و عمومی(floor-stock)، جایگزینی کلی و تعویض دوز-واحد (unit-dose) چرخ دستی های توزیع دارو، در مراکز نصب شوند. همچنین می توانند به عنوان کابینت های دارو، لیست موجودی را کنترل نمایند.

مثال هایی از ویژگی های مورد نیاز این سیستم ها برای کاربردهای مختلف در ادامه آمده است:

• برای کنترل داروهای مخدر؛ ویژگی هایی نظیر: واحد استفاده شونده برای توزیع، مستندسازی اتوماتیک و تایید لیست موجودی، مفید خواهد بود.
• به منظور کاهش زمان مورد نیاز تکنسین ها برای رسیدگی به سفارش‌ها و بررسی قیمت و اعتبار، به ویژه برای داروهایی که تنها در زمان مورد نیاز استفاده می شوند(PRN)، یک رابط برای صدور قبض و یک رابط داروخانه ای به صورت پروفایلی مورد نیاز است.
• برای توزیع اولین دوز دارو (first-dose) از کابینت ها که منجر به سرعت بخشیدن به فرآیند نوشتن سفارش دارو تا تجویز دارو می شود، به یک رابط داروخانه ای به صورت پروفایلی نیاز است. در این حالت برای مثال، پرستار به محض تایید نسخه از جانب داروخانه به داروی مورد نظر دسترسی پیدا می کند.
• به منظور نگهداری تمام داروهای یک بیمار خاص در یک طبقه از سیستم کابینتی غیرمتمرکز، تمامی ویژگی هایی که پیشتر به آن اشاره شد، نیاز است و کابینت باید فضاهای ذخیره سازی متعددی داشته و قابل گسترش نیز باشد.

سیستم توزیع دارو باید رابطی برای ارتبط با سیستم الکترونیکی ضبط سابقه پزشکی(EMR) و پرونده سلامت الکترونیک(EHR) داشته باشد، این سیستم ها اطلاعات فردی سلامت بیماران و جوامع را جمع آوری می کنند. سیستم های سابقه پزشکی امکان ذخیره، بازیابی و اصلاح سوابق را دارند. پرونده سلامت الکترونیک می تواند در مراقبت های پزشکی مختلف به اشتراک گذاشته شود.

ملاحظات زیست محیطی

به عنوان یک نتیجه از افزایش نگرانی های زیست محیطی و حفاظت از منابع، بسیاری از تولیدکنندگان خود را با روش های تولید سبز(green shipping) تطبیق داده اند، بطوریکه ویژگی هایی به محصولات اضافه کرده اند که بهره وری انرژی آنها بهبود یافته و قابلیت بازیافت محصولات بیشتر شده است. علاوه براین مراکز درمانی و سازندگان تجهیزات فرآیند تطبیق خود را با طرح های سبز(Green initiatives) آغاز کرده اند که طراحیهای ساخت و شیوه های کار در سازمان را به کاهش هدرفت و استفاده از مواد بازیافتی تشویق می کند.

سیستم های مدیریت دارو می تواند تاثیر قابل توجهی در این زمینه با کاهش یا حذف اسناد کاغذی داشته باشد. طراحی های مرکز داده(Datacenter) می تواند به منظور کاهش مصرف انرژی بهینه سازی شود(به عنوان مثال، استفاده از خنک کننده جایگزین). ملاحظات دیگر صرفه جویی در انرژی، نظیر: ویژگی های آماده به کار(standby) و یا حالت خواب زمستانی(hibernation) باید درنظر گرفته شوند. . مراکز باید سازندگانی را در نظر داشته باشند که برنامه های کاملی برای بازپس گیری و تعویض قطعات سیستم مانند مانیتور، پیشنهاد می دهند. اگر تامین کننده ای چنین برنامه ای برای وسیله خود نداشت، بیمارستان باید هزینه های دفع وسیله را در زمان جایگزینی مطابق با قوانین حفاظت محیطی محلی از فروشنده دریافت کنند.

کنترل هزینه

به منظور مشخص کردن سودآوری خرید سیستم برای مجموعه، مراکز باید تجزیه و تحلیلی مبنی بر مقایسه هزینه های اضافی مرتبط با خرید سیستم و سودآوری آن برای مرکز را انجام دهند. انجام مطالعاتی با معیار زمان و هزینه های مرتبط با توزیع دارو، قبل و بعد از نصب و راه اندازی سیستم می تواند ارزش خرید را مشخص نماید.

مراکز درمانی باید هزینه های سخت افزاری، نرم افزاری، تعمیر و نگهداری ارزیابی و هزینه های پرسنل مرتبط با سیستم مدیریت توزیع دارو را ارزیابی نمایند، تا مشخص شود که آیا این هزینه ها با صرفه جویی زمان و کاهش قابل توجه هزینه های دیگر در روند توزیع دارو جبران می شود یا خیر.

به منظور به حداکثر رساندن چانه زنی، به بیمارستان ها توصیه میشود تا قبل از خرید دستگاه، مذاکره برای عقد قرارداد سرویس را نیز داشته باشند. علاوه بر این، خریداران باید مطمئن شوند که آموزش برنامه ها و کارکرد وسیله در قیمت خرید گنجانده شده باشد. آموزش دیدن برای تمامی اپراتورهای سیستم توزیع دارو ضروریست. پرستاران باید در توزیع داروها و بازگرداندن آنها به کابینت ها آموزش داده شوند. پرسنل داروخانه به آموزش در تمام جنبه های عملکردی سیستم نیازمند، چراکه در نهایت آنها سیستم را مدیریت کرده و به سایر پرسنل بیمارستان آموزش خواهند داد.

کدهای UMDNS مرتبط با سیستم های توزیع دارو:

18169- سیستم های اتوماسیون، تجویز دارو، غیر متمرکز

 تدوین و ترجمه: مهندس علیرضا فرهام فرد